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四招讓你的時間依舊是你的,還讓主管認為你上進。

發表時間:2021-02-22 點閱:341
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Photo by freestocks on Unsplash

 

清楚界定你的工作時間閘門

 

什麼是「工作時間閘門」?代表你控制自己的時間和精神,全力以赴在工作上的時間門。它是個虛擬概念,意味著,你會清楚切割「工作」、「家庭」時間線,而讓自己在不同的時間象限中,分別扮演不同的角色。

 

首先要說明,不是每個人都必須把職場、家庭分得很清楚。這是屬於個人層面的思維,和一個人願意選擇的生活方式有關。有人期待把工作和生活分得很清楚,且彼此沒有重疊,工作時全力投入,下班後就享受家庭溫馨。

 

只是,現在的職場似乎愈來愈難清楚區分工作和家庭的界線。由於產業競爭步調快,藉由通訊軟體的便利,在家仍得工作的機會大增,如果你是上班族拿人薪水,就要有心理準備,你的時間不是你的,是公司的。基於亞洲人對於「敬業」的無限上綱,你可以想見,想要有私人時間的你,很難立刻在公司爬升。我是個熱愛工作,瘋狂工作的人,在一次因為工作導致早產大出血後,我躺在加護病房,後悔地發現,照顧我的都是家人,而我立刻知道,這不是我要的人生。

 

我的建議是,只要家人那塊失守,工作一定做不久也做不好,家人不支持,工作又非常挑戰,無法應付兩邊的壓力下,人勢必得選邊站。我是選擇家人的人,而你,當然也可以有自己的選擇。

 

與主管溝通你的時間安排

 

不論選擇為何,和主管溝通你對時間議題的想法,絕對有必要。清楚地跟你的直屬主管設定你的「時間閘門」。你可以試著委婉地溝通:

 

例1:「我晚上8 點以後比較不方便聯絡。」為什麼是8點?「因為家人、小孩都回到家了,我必須陪伴家人。我相信您一定贊成陪伴家人很重要,而且家人是我努力工作重要的動力。」

 

例2:「我晚上7 點以後比較不方便聯絡。」為什麼是7點?「因為我必須要進修,自我成長。我相信您一定贊成不斷進修和成長很重要。這會讓我在專業上有很大的進步。」

 

你必須清楚定義時間閘門,不要模糊。晚上7點就是7點,晚上8點就是8點,精準地告訴主管你不希望被打擾的時間閘門。讓他知道時間閘門關閉後,就比較難找到你;或是,你的回應速度會變慢,回應訊息會變少。

 

不要不講,結果讓自己每次下班,都是偷偷地離開,自己覺得無奈,而對公司產生怨恨。學會成熟的溝通,讓主管了解自己的想法,是我們該學習的事。

 

管理溝通強度,沒及時回應也不得罪人

 

要如何讓主管感受到訊息的重要性,讓他意識到這件事情意義重大?你必須善用不同的「溝通管道」,讓不同溝通強度的訊息有層次地交錯出現,幫助主管收到訊息後慎重考慮。

 

什麼是「溝通管道」?我們可以把溝通管道視為一個光譜,光譜的一端是「面對面溝通」,能夠乘載最多資訊量,訊息豐富度最高。

 

當我們和對方面對面說話,對方不但「聽」到我們所說,感受我們音調的變化;「看」到我們的表情,感受我們情緒的流轉;同時也因為「互動」而彼此不斷調整溝通方式和內容。所以,「面對面溝通」可以承載的訊息內容是最豐富的。

 

面對面溝通的其中一個好處是,我們可以透過不斷的互動,一問一答,讓雙方原本沒有聚焦的訊息,逐漸靠攏,最後可以達成共識。另一個好處是,雙方當下必須根據溝通結果,相互表態。不管最後結局是你喜歡或厭惡,都必須為這次的溝通做一個結尾,或做一個承諾。面對面溝通最大的缺點是花時間。因為需要看、聽,還要相互討論,自然會花較多時間。可是,有時面對面溝通不一定會產生預期的結果,所以有其必要交互搭配各種方法,達到溝通目的。

 

光譜的另一極端就是「簡訊溝通」,承載最少訊息,訊息表淺但是速度快。

 

簡訊溝通仍受限於科技規格,主要傳送有限字數文字、低檔圖片、簡短影片。由於資訊少,主要靠視覺閱讀短訊息,因此花費時間少,對於已經成熟的團隊、有默契的夥伴、工作流程固定的部門,是個很快可以傳達訊息的方法。

 

簡訊溝通的缺點是,能表達的想法有限,無法說清楚事情的始末,如果加上用詞不夠精準,溝通容易有誤解。簡訊溝通也因為缺乏說話聲音的輔助,同時看不到對方的表情,自然也感受不到對方的心情。這樣的表達,單向又精簡,訊息「模糊性高」,所以只能處理簡單問題,傳達簡要想法。畢竟在無法有效雙向互動的情況下,溝通成果有限。

 

社群媒體包括LINE、WeChat、IG、Twitter 等,傳送速度雖快,也可以透過制式圖片、貼上個人照片等傳送訊息,但在職場的運用上,溝通效果仍有限。甚至因為想快速回覆,使用貼圖和照片,一旦溝通中的一方對貼圖或照片有不同的解讀,溝通過程中的某些情緒可能被過度放大。喜歡就會很喜歡,討厭就是很討厭,少有中間或灰色地帶的情緒表現,使得工作中的簡訊溝通如同讓雙方走在高空繩索上,一點點輕微晃動,就會讓人緊張。

 

總而言之,你只要記住,看得到人、聽得到聲音的,溝通訊息比較多。看不到人,只有單一文字或照片的,溝通訊息比較少,溝通效果就會比較差。

 

接著,我們要透過媒體特色,教你如何切斷來自主管的情緒耗竭。尤其是不懂得尊重員工私人時間的老闆,或者是有狂發簡訊毛病的上司。

 

使用冷、緩、不、急,四階段「漸層回應法」

 

使用漸層法的原則就是,依序運用「冷、緩、不、急」的漸層回應。

 

如果過了你所設定的「時間閘門」,主管忍不住傳來簡訊,請使用第一層回應—「冷回應」,意即:

►回覆的簡訊行數盡量少。簡訊字數控制在 20 字以內,簡單地回覆主管的訊息。

►文字要有「棉花」的特質。意思是,文字回覆的身段要低、不帶情緒,讓對方一個力道下去,就像被「棉花」吸收,讓他沒有出下一拳的機會。

 

例如:「我盡快聯絡同事。謝謝告知。」、「想法很好,找時間盡快討論。」、「帳面問題不能出錯,再找大家開會討論。」、「你是對的,我來聯絡看看。」

 

重點就在於,透過禮貌的回應,結束對話。你相信嗎?「道謝」是最能讓對方停止溝通的方法。「打氣」的話也是溝通中最佳的句點王,例如:「加油,一起努力!」它讓對方除了稱謝以外,實在不知道接下來該說什麼。

 

如果主管仍持續發送簡訊,請使用第二層回應—「緩回應」,意即:

►回覆時間拖長,遲至 30 分鐘以上,才給他一句話或一個貼圖。

 

這麼做的目的是,「暗示」對方,你目前有事,不方便馬上回覆,或者,明天上班再說。我的經驗是,如果真的有急事,主管會直接打電話來,其實不需要用簡訊來回折磨人。

 

如果你要透過文字「緩回應」,簡訊文字就必須簡短,不要多,寫兩、三個字就好,例如:「謝謝」、「收到」。

 

如果主管繼續狂發簡訊,那麼就要使出第三層回應—就是「不回應」。鼓起勇氣,把簡訊提示音關掉。壓抑自己不要一直查看簡訊。想點別的事,或者讓自己手邊忙別的事,不要去想主管會不會生氣。(他當然會氣,所以,你就別想了。)

 

事情肯定不能就此打住。你需要以第四層回應來收尾—隔天早上,你必須「急回應」:

►首先,比主管先到公司。在主管到辦公室之前,給自己一點時間將昨天簡訊的內容看過一遍,如果需要,將相關數字或資料準備好,想一想待會怎麼和主管討論。

►接著,主管到辦公室之後,立刻敲他的門,為昨天沒有立刻回覆他的簡訊跟他道歉,並且告訴他,你手上已經準備一些資料,看看是否現在有空可以討論。

►如果主管抱怨為什麼沒有立刻回簡訊,請你笑而不答。不要急著編一堆理由。你得讓主管知道,不回答,是因為沒有什麼好說的,因為,那是你的私人時間,之前也已經跟他說過了,不須贅述。你愈急著編理由,反而覺得這件事情是你的錯。

 

「冷、緩、不、急」的漸層回應,希望能夠幫助你,搶回屬於自己的私人時間。你永遠要記得,在公司內,每個人都可以被取代,今天主管找不到你,他自然會去找別人。當然,你得撐住,能忍受被冷漠地對待。但是也請你相信我,如果你工作有品質,做事有專才,專業上不可被取代,自然可以為自己爭取到有尊嚴的對待。

 

►本文摘錄自《拒絕職場情緒耗竭:24個高情商溝通技巧 主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害